Projektkommunikation: Der Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern

Episode #5: Projektkommunikation: Der Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern

In dieser Folge sprechen Karin Stumpf und Johannes Deltl von ACRASIO über Projektkommunikation als Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern.

Warum reicht es nicht, Informationen einfach nur zu versenden? Welche Kanäle sind relevant? Welche Rolle spielen Führungskräfte, KI, Gamification und neue Formate? Und warum entscheidet am Ende nicht der Sender, sondern der Empfänger darüber, ob Kommunikation wirkt?

Entscheidend ist nicht, was gesagt wird. Entscheidend ist, was ankommt.

Projektkommunikation: Der entscheidende Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern

Wenn ein Veränderungsprojekt in einem Unternehmen ins Straucheln gerät, wird die Ursache im Nachgang fast immer auf denselben Nenner gebracht: „Es lag an der Kommunikation.“ Doch was genau verbirgt sich hinter dieser allzu oft bemühten Diagnose? Wann, wie viel, über welche Kanäle und vor allem auf welche Weise muss kommuniziert werden, damit ein Change-Prozess oder eine Restrukturierung gelingt?

In einer neuen Episode des ACRASIO-Podcasts „Strategie trifft Veränderung“ beleuchten Dr. Karin Stumpf und Johannes Deltl die elementaren Gesetze der Projektkommunikation. Basierend auf jahrzehntelanger Beratungserfahrung bei Post-Merger-Integrationen, Reorganisationen und Prozessoptimierungen teilen die beiden Geschäftsführer praxisnahe Hebel, die aus theoretischen Plänen gelebte Realität machen.

Das Kommunikationsvakuum und die Macht der Gerüchteküche

Einer der häufigsten Fehler in der Praxis ist das Zögern. Führungskräfte neigen dazu, erst dann zu kommunizieren, wenn alle Details eines Projekts lückenlos feststehen. Doch in der Zwischenzeit entsteht ein gefährliches Kommunikationsvakuum.

Dieses Vakuum bleibt im Unternehmen niemals leer. Es wird sofort von der Gerüchteküche gefüllt. Mitarbeiter schnappen Halbwahrheiten auf, interpretieren diese und spinnen eigene Szenarien weiter. Am Ende verselbstständigen sich diese Gerüchte derart, dass das tatsächliche Projekt von Anfang an gegen massive, unbegründete Widerstände ankämpfen muss.

Die goldene Regel lautet daher: Kommunizieren Sie lieber zu früh und zu viel als zu wenig – selbst wenn die Botschaft lautet: „Wir arbeiten aktuell an einer Lösung, wissen aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Details. Sobald wir mehr wissen, informieren wir Sie sofort.“ Ehrliche Unvollständigkeit schafft Vertrauen; Schweigen erzeugt Angst.

Warum eine einmalige E-Mail keine Kommunikation ist

Viele Führungskräfte verwechseln Information mit Kommunikation. Sie verfassen ein detailliertes, oft hochkomplexes Informationsschreiben, senden es per E-Mail an den gesamten Verteiler und haken das Thema „Projektkommunikation“ innerlich ab.

In der Realität liest kaum ein Mitarbeiter seitenlange, trockene E-Mails im Detail durch. Echte Kommunikation ist keine Einbahnstraße, sondern ein zweiseitiger Prozess (Sender-Empfänger-Modell). Sie erfordert zwingend Rückmeldekanäle:

• Der Dialogfaktor: Erfolgreiche CEOs großer Unternehmen nutzen Formate, in denen sie beispielsweise 30 Minuten lang über die Vision und die Meilensteine berichten, um anschließend 30 Minuten lang ausschließlich Fragen der Belegschaft zu beantworten. Dieser zweite Teil ist oft der wertvollere, weil er Missverständnisse sofort aufdeckt.

• Die Übersetzungsarbeit: Top-Down-Kommunikation allein reicht nicht mehr aus. Ein Satz wie „Wir müssen KI in unsere Prozesse integrieren“ wird zwar akustisch verstanden, aber inhaltlich selten erfasst. Mitarbeiter müssen wissen: „Was bedeutet das konkret für meine tägliche Arbeit ab Montag?“ Diese Übersetzungsarbeit müssen direkt zugeordnete Führungskräfte und Multiplikatoren leisten.

Authentizität schlägt Perfektion – Auch im Zeitalter der KI

Dank künstlicher Intelligenz ist es heute ein Leichtes, perfekt strukturierte, fehlerfreie und glattpolierte Texte in Sekundenschnelle zu generieren. Doch in der internen Kommunikation führt diese künstliche Perfektion zunehmend zu einer Gegenreaktion: einer Art „Allergie auf das Polierte“.

Mitarbeiter sehnen sich nach Nahbarkeit und Menschlichkeit. Eine Kommunikation darf – und sollte – Ecken und Kanten haben. Wenn ein CEO oder ein Projektleiter mit seinen eigenen, unperfekten Worten spricht, wirkt das um ein Vielfaches authentischer als ein perfekt geschliffenes, aber steriles Statement.

Nutzen Sie KI als Produktivitäts- und Zeitgewinn, um Inhalte zielgruppengerecht aufzubereiten, zu übersetzen oder visuell zu verpacken. Aber behalten Sie die persönliche, menschliche Note als Kern bei.

Kanäle klug wählen: Holen Sie die Menschen dort ab, wo sie sind

Ein weit verbreiteter Fehler in der Projektkommunikation ist die Fokussierung auf den klassischen Desktop-Arbeitsplatz. Doch in vielen Branchen – insbesondere in der Industrie oder im Logistikbereich – gibt es eine große Anzahl von „Blue-Collar-Mitarbeitern“, die keinen permanenten PC-Zugriff haben.

Eine wirksame Kommunikation passt sich dem Empfänger an:

• Vor Ort präsent sein: Gehen Sie dorthin, wo Ihre Mitarbeiter sind. Nutzen Sie Informationsstände in der Mensa, Aushänge in der Werkshalle oder morgendliche Stand-up-Meetings direkt an der Linie.

• Kooperation mit dem Betriebsrat: Der Betriebsrat ist kein Kommunikationsorgan des Managements, aber er ist hervorragend vernetzt. Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein. Wenn die Arbeitnehmervertreter das Projekt und seine Hintergründe verstehen, können sie im direkten Austausch mit der Belegschaft viele kritische Fragen kompetent und deeskalierend beantworten.

• Lernhäppchen (Micro-Content): Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt. Verpacken Sie komplexe Inhalte in kurze, verdauliche Formate. Kurze Videos, Audio-Updates (Podcasts) oder interaktive Infografiken dringen deutlich leichter durch den alltäglichen Informationslärm im Unternehmen.

Ein aktuelles Lehrstück über gelungene vs. misslungene Kommunikation

Wie drastisch sich der Kommunikationsstil einer Führungskraft auf die öffentliche Wahrnehmung und den Rückhalt im Team auswirkt, zeigte sich jüngst beim Ausscheiden der deutschen Nationalmannschaft bei der Weltmeisterschaft:

• Das Positivbeispiel (Joshua Kimmich): Nach dem schmerzhaften Ausscheiden trat der Kapitän Joshua Kimmich vor die Kamera. Seine Ansprache war hochemotional, zutiefst persönlich und komplett auf die Perspektive der Zuschauer ausgerichtet. Er erzählte von seiner eigenen Kindheit, wie er damals mitgefiebert hat, drückte seine aufrichtige Enttäuschung aus und übernahm kompromisslos die Verantwortung für das Versagen. Er holte die Menschen auf Augenhöhe ab.

• Das Negativbeispiel (Julian Nagelsmann): Der Bundestrainer hingegen wählte in seinen Statements vor allem „Wir-Botschaften“ („Wir haben eigentlich gut gespielt... Das kann passieren...“). Er suchte Erklärungen im System, anstatt die Emotionen der Fans zu spiegeln oder die Verantwortung klar zu übernehmen. Diese mangelnde Nahbarkeit und unglückliche Kommunikation trug letztlich maßgeblich zu seinem Rücktritt bei.

Dieses sportliche Drama lässt sich direkt auf das Business übertragen: Stehen schwierige Entscheidungen wie ein Personalabbau oder eine schmerzhafte Reorganisation an, verbieten sich künstliche Erfolgsmeldungen. Stehen Sie als Führungskraft zu den Schwierigkeiten. Zeigen Sie ehrliche Betroffenheit und übernehmen Sie Verantwortung. Das ist respektvoll, schafft Vertrauen und sichert Ihnen den langfristigen Rückhalt Ihrer Mannschaft.

Möchten Sie tiefer in die Mechanismen erfolgreicher Projektkommunikation eintauchen und erfahren, wie Sie den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen optimieren können? Hören Sie die vollständige Podcast-Folge auf Spotify, Apple Podcasts oder sehen Sie sich das Video direkt auf YouTube an: ACRASIO - Projektkommunikation: Der Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern.

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