Episode #7: Wie KI Unternehmen verändert – und welche Rolle Change Management spielt

Künstliche Intelligenz verändert nicht nur einzelne Aufgaben. Sie greift tief in Prozesse, Rollen, Organisationsstrukturen und Geschäftsmodelle ein. Praktisch jeder Unternehmensbereich ist betroffen – vom Einkauf und der Produktion über Marketing und Vertrieb bis zu HR, Finanzen und unterstützenden Funktionen.

In dieser Folge des ACRASIO-Podcasts „Strategie trifft Veränderung“ sprechen Dr. Karin Stumpf und Johannes Deltl darüber, was die KI-Transformation für Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeitende bedeutet.

Im Mittelpunkt stehen folgende Fragen:

• Warum ist die Einführung von KI kein reines IT-Projekt?
• Welche strategischen Entscheidungen muss die Geschäftsführung treffen?
• Wie verändern sich Rollen, Tätigkeiten und Kompetenzanforderungen?
• Wie sollten Unternehmen über mögliche Auswirkungen auf Arbeitsplätze kommunizieren?
• Welche Aufgaben übernimmt das Change Management?
• Wie kann KI das Change Management selbst unterstützen?
• Warum bleibt der persönliche Austausch trotz zunehmender Automatisierung wichtig?

KI verändert das gesamte Unternehmen

Bei Künstlicher Intelligenz denken viele Menschen zunächst an automatisch erzeugte Texte, Bilder oder Präsentationen. Die tatsächliche Tragweite ist jedoch erheblich größer.

KI kann in nahezu allen Funktionen eines Unternehmens eingesetzt werden. Sie analysiert Daten, strukturiert Informationen, automatisiert Routinetätigkeiten, unterstützt Entscheidungen und beschleunigt Prozesse. Damit unterscheidet sich die aktuelle Entwicklung von vielen früheren technologischen Veränderungen, die häufig nur einzelne Abteilungen oder klar abgegrenzte Prozessschritte betrafen.

Für Unternehmen geht es deshalb nicht nur um die Frage, welches KI-Tool eingeführt werden soll. Vielmehr müssen sie prüfen, ob ihre heutigen Prozesse, Strukturen und Geschäftsmodelle langfristig noch wettbewerbsfähig sind.

Die entscheidende strategische Frage lautet:

Wie muss sich unser Unternehmen verändern, wenn KI in wenigen Jahren einen erheblichen Teil der heutigen Aufgaben schneller, günstiger oder besser erledigen kann?

KI-Transformation ist eine Aufgabe der Geschäftsführung

In vielen Unternehmen entstehen KI-Initiativen zunächst dezentral. Einzelne Mitarbeitende oder Fachabteilungen testen Anwendungen, automatisieren kleinere Aufgaben und entwickeln erste Anwendungsfälle.

Diese Experimente sind wertvoll. Ohne eine gemeinsame Richtung können sie jedoch zu einem unkoordinierten Wildwuchs führen. Unterschiedliche Tools werden parallel eingesetzt, Daten unkontrolliert hochgeladen und ähnliche Lösungen mehrfach entwickelt. Gleichzeitig bleiben die wirklich relevanten strategischen Fragen unbeantwortet.

Eine erfolgreiche KI-Transformation muss deshalb von der Geschäftsführung gesteuert werden. Sie ist weder ein reines IT-Projekt noch ein ausschließliches HR-Thema.

Die Unternehmensleitung muss unter anderem festlegen:

• Welche strategischen Ziele mit KI erreicht werden sollen
• In welchen Bereichen der größte wirtschaftliche Nutzen entsteht
• Welche Prozesse grundlegend verändert werden müssen
• Welche Daten verwendet werden dürfen
• Welche Anforderungen an Datenschutz und Compliance gelten
• Welche technologischen Abhängigkeiten akzeptabel sind
• Welche ethischen Grenzen das Unternehmen definiert
• Wie stark Entscheidungen automatisiert werden dürfen
• Wo weiterhin eine menschliche Kontrolle notwendig ist

Die IT-Abteilung spielt bei der technischen Auswahl, Integration und Absicherung der Systeme eine zentrale Rolle. Die Richtung muss jedoch aus dem Business kommen.

Nicht jeder Anwendungsfall ist ein Business Case

Dass eine Aufgabe mit KI automatisiert werden kann, bedeutet noch nicht automatisch, dass sich die Umsetzung wirtschaftlich lohnt.

Auch KI-Projekte benötigen einen nachvollziehbaren Business Case. Unternehmen sollten daher nicht einfach möglichst viele Anwendungen einführen, sondern systematisch prüfen, wo ein messbarer Nutzen entsteht.

Dabei geht es beispielsweise um folgende Fragen:

• Wie hoch sind Investitions- und Betriebskosten?
• Welche Zeit- oder Kosteneinsparungen sind realistisch?
• Verbessert sich die Qualität eines Prozesses?
• Entstehen neue Produkte, Dienstleistungen oder Erlösmodelle?
• Welche zusätzlichen Kontroll- und Abstimmungsaufwände fallen an?
• Welche Risiken entstehen durch fehlerhafte Ergebnisse?
• Wie abhängig wird das Unternehmen vom jeweiligen Anbieter?

Eine KI-Strategie muss einzelne Anwendungsfälle deshalb in ein übergeordnetes Zielbild einordnen. Die Aufgabe der Geschäftsführung besteht darin, Prioritäten zu setzen und klare Leitplanken vorzugeben.

Rollen verändern sich stärker als einzelne Stellenbeschreibungen

Die Diskussion über KI konzentriert sich häufig auf die Frage, wie viele Arbeitsplätze durch Automatisierung wegfallen könnten. Diese Frage ist relevant, greift aber zu kurz.

Ebenso wichtig ist die Frage, welche Fähigkeiten ein Unternehmen künftig benötigt.

Viele Rollen werden nicht vollständig verschwinden. Ihre Aufgabenprofile werden sich jedoch verändern. Routinetätigkeiten, Recherchen, Dokumentationen, erste Analysen und standardisierte Auswertungen können zunehmend von KI übernommen werden.

Für Mitarbeitende gewinnen dadurch andere Kompetenzen an Bedeutung:

• Ergebnisse kritisch beurteilen
• Entscheidungen unter Unsicherheit treffen
• Komplexe Zusammenhänge verstehen
• Mit Kunden und Geschäftspartnern verhandeln
• Verantwortung übernehmen
• Teams führen
• KI-Systeme zielgerichtet steuern
• Fehler und unplausible Ergebnisse erkennen

Unternehmen müssen daher nicht nur ermitteln, wie viele Mitarbeitende sie künftig benötigen. Sie müssen definieren, welche Kompetenzprofile für das zukünftige Geschäftsmodell entscheidend sind.

Das kann Upskilling bestehender Mitarbeitender, die Veränderung von Rollen oder auch den Aufbau völlig neuer Fähigkeiten bedeuten.

Personalabbau darf nicht ausgeklammert werden

In manchen Unternehmen wird der Einsatz von KI zu einer Reduzierung des Personalbedarfs führen. Diese Möglichkeit vollständig auszublenden, würde die Glaubwürdigkeit der internen Kommunikation beschädigen.

Personalabbau ist allerdings kein grundsätzlich neues Thema des Change Managements. Auch Reorganisationen, Prozessoptimierungen, Standortverlagerungen und technologische Umstellungen waren in der Vergangenheit häufig mit Stellenabbau verbunden.

Die Herausforderung besteht darin, wirtschaftliche Notwendigkeiten, soziale Verantwortung und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens miteinander zu verbinden.

Führungskräfte müssen dabei Fragen beantworten wie:

• Welche Tätigkeiten entfallen tatsächlich?
• Welche Rollen verändern sich?
• Welche Mitarbeitenden können qualifiziert und weiterentwickelt werden?
• Welche Kompetenzen müssen im Unternehmen gehalten werden?
• Wie lässt sich ein notwendiger Abbau sozialverträglich gestalten?
• Wie verhindert man, dass gerade die benötigten Leistungsträger das Unternehmen verlassen?

Change Management kann schwierige Entscheidungen nicht vermeiden. Es kann aber dazu beitragen, dass sie nachvollziehbar, respektvoll und professionell umgesetzt werden.

Kommunikation beginnt, bevor alle Antworten feststehen

Mitarbeitende wissen längst, dass KI Tätigkeiten und Arbeitsplätze verändern kann. Wenn die Geschäftsführung das Thema nicht aktiv anspricht, entstehen Gerüchte, Ängste und eigene Interpretationen.

Gleichzeitig befinden sich viele Unternehmensleitungen selbst noch in einer Orientierungsphase. Sie können nicht sofort auf jede Frage eine abschließende Antwort geben.

Genau darin liegt eine der größten kommunikativen Herausforderungen der KI-Transformation: Mitarbeitende erwarten Klarheit, während die Führung noch an Strategie und Zielbild arbeitet.

Die Lösung besteht nicht darin, so lange zu schweigen, bis sämtliche Details geklärt sind. Unternehmen sollten transparent kommunizieren:

• Was bereits entschieden wurde
• Welche Fragen noch offen sind
• Nach welchen Kriterien Entscheidungen getroffen werden
• Wann mit weiteren Informationen zu rechnen ist
• Wie Mitarbeitende einbezogen werden
• Welche Unterstützung und Qualifizierung angeboten wird

Kommunikation darf dabei keine Einbahnstraße sein. Führungskräfte müssen Fragen, Sorgen und Widerstände ernst nehmen. Erst im Dialog wird deutlich, welche Auswirkungen eine abstrakte KI-Strategie auf den konkreten Arbeitsalltag hat.

Qualifizierung wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor

Neue Technologien können nur dann wirksam eingesetzt werden, wenn Mitarbeitende sie verstehen und kompetent nutzen können.

Unternehmen benötigen daher zunächst ein gemeinsames Grundverständnis:

• Was kann KI bereits leisten?
• Wo liegen ihre Grenzen?
• Welche Daten dürfen verwendet werden?
• Wie werden Ergebnisse überprüft?
• Welche Anwendungen sind im Unternehmen freigegeben?
• Wer trägt die Verantwortung für Entscheidungen?
• Wie erkennt man fehlerhafte oder erfundene Inhalte?

Darauf aufbauend sollten funktions- und rollenspezifische Lernangebote entstehen. Eine Führungskraft benötigt andere Kompetenzen als ein Mitarbeiter im Einkauf, Marketing oder Controlling.

KI kann die Qualifizierung gleichzeitig selbst unterstützen. Lerninhalte lassen sich schneller erstellen, auf einzelne Rollen zuschneiden und an unterschiedliche Wissensstände anpassen. KI-gestützte Rollenspiele ermöglichen es Führungskräften beispielsweise, schwierige Gespräche oder kritische Reaktionen von Mitarbeitenden in einem geschützten Rahmen zu trainieren.

Trotzdem sollte nicht die gesamte Qualifizierung auf individuelle Onlineformate verlagert werden. Präsenztrainings und gemeinsame Workshops schaffen einen Wert, den digitale Systeme nur begrenzt ersetzen können: den persönlichen Austausch zwischen Abteilungen, Funktionen und Hierarchieebenen.

Gerade dieser informelle Dialog hilft, Silodenken abzubauen und ein gemeinsames Verständnis der Transformation zu entwickeln.

Wie KI das Change Management unterstützt

Change Management begleitet nicht nur die Einführung von KI. Es kann KI auch für die eigene Arbeit einsetzen.

Zielgruppengerechte Kommunikation

Texte können für unterschiedliche Empfängergruppen angepasst, vereinfacht und übersetzt werden. Unternehmensspezifische Begriffe, Projektnamen und Sprachregelungen lassen sich berücksichtigen.

Dadurch kann die Kommunikation schneller und konsistenter werden. Die finale Kontrolle sollte dennoch beim Menschen bleiben. Zu stark standardisierte oder offensichtlich automatisierte Botschaften wirken schnell unpersönlich und können Vertrauen kosten.

Analyse von Mitarbeiterfeedback

KI kann große Mengen an offenen Antworten aus Mitarbeiterbefragungen, Workshops oder Feedbackformaten strukturieren und auswerten.

Wiederkehrende Themen, Stimmungen und Unterschiede zwischen Abteilungen oder Zeitpunkten werden dadurch schneller sichtbar. Das Change-Team erhält eine bessere Grundlage, um Maßnahmen gezielt anzupassen.

Personalisierte Qualifizierung

Schulungsinhalte lassen sich an Rollen, Wissensstände und konkrete Situationen anpassen. KI-gestützte Simulationen können Mitarbeitenden und Führungskräften direktes Feedback geben und unterschiedliche Gesprächsverläufe darstellen.

Unterstützung im Projektmanagement

Besprechungen können automatisch dokumentiert, Entscheidungen zusammengefasst und Aufgaben nachverfolgt werden. Projektteams erhalten schneller einen Überblick über offene Punkte, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte.

Die administrative Arbeit reduziert sich. Die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen bleibt jedoch weiterhin Aufgabe der verantwortlichen Personen.

Der menschliche Faktor gewinnt an Bedeutung

Je mehr Inhalte, Analysen und Kommunikationsmaterialien automatisiert erzeugt werden, desto wertvoller können Glaubwürdigkeit, persönliche Erfahrung und echter Austausch werden.

Das gilt sowohl gegenüber Kunden als auch innerhalb des Unternehmens.

KI kann Kommunikation vorbereiten, übersetzen und verbessern. Sie kann jedoch nicht die Verantwortung einer Führungskraft übernehmen, die eine schwierige Entscheidung persönlich erklären muss. Ebenso wenig ersetzt sie den zwischenmenschlichen Austausch in einem Team, das gemeinsam neue Arbeitsweisen entwickeln soll.

Die sinnvollste Lösung wird daher häufig nicht „Mensch oder KI“, sondern eine gezielte Kombination sein:

KI übernimmt Geschwindigkeit, Strukturierung und Skalierung. Menschen übernehmen Verantwortung, Einordnung, Beziehung und Führung.

Fazit: KI braucht Strategie und professionelles Change Management

Künstliche Intelligenz wird Unternehmen grundlegend verändern. Noch ist nicht in jedem Detail absehbar, wie Geschäftsmodelle, Organisationsstrukturen und Rollen in fünf oder zehn Jahren aussehen werden.

Unternehmen können jedoch bereits heute die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Transformation schaffen:

1. Ein strategisches Zielbild für den Einsatz von KI entwickeln
2. Wirtschaftlich relevante Anwendungsfelder priorisieren
3. Klare Leitplanken für Daten, Technologie und Verantwortung definieren
4. Auswirkungen auf Prozesse, Rollen und Kompetenzen analysieren
5. Frühzeitig und transparent kommunizieren
6. Mitarbeitende und Führungskräfte systematisch qualifizieren
7. KI auch für Kommunikation, Analyse, Lernen und Projektsteuerung nutzen

KI einzuführen bedeutet nicht, lediglich neue Software bereitzustellen. Es bedeutet, das Unternehmen strategisch, organisatorisch und kulturell weiterzuentwickeln.

Genau deshalb ist die KI-Transformation eine zentrale Führungs- und Change-Management-Aufgabe.

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